Gestão de compras e estoque: como fazer de maneira eficiente

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Ter um estoque é interessante para as empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Manter um estoque de produtos permite reduzir custos e ter uma produção eficaz, que atenda às demandas do mercado. Porém, se não for feita uma gestão adequada das compras feitas para o estoque, o empreendedor pode acabar com estoque excessivo ou faltante, tendo prejuízo em ambos os casos. Para aprender a fazer a gestão de compras e estoque, acompanhe o nosso artigo de hoje!

O que é estoque?

O estoque de uma empresa é formado pelos produtos, finais ou inacabados, que são de posse de um agente econômico. O estoque corresponde aos materiais utilizados para a produção do seu produto ou para suprir as necessidades da empresa. Ter um bom controle de estoque e uma gestão adequada das compras feitas pela empresa é essencial para a sobrevivência do negócio. E atenção: fazer esse controle é preciso, independentemente do porte da organização. Estar atento ao estoque permite que o empreendedor controle seus gastos e planeje a produção de maneira mais precisa. Hoje, é tendência que as empresas estoquem somente os materiais imprescindíveis à produção, assim evitando custos desnecessários com compra e armazenamento. O estoque excessivo pode gerar altos gastos operacionais, enquanto a falta dele pode trazer muitas perdas em produtividade e gastos maiores para o seu empreendimento.

Quais as vantagens em se manter um estoque?

Manter um estoque organizado traz inúmeros benefícios à sua empresa. Tendo um estoque de produtos, você consegue uma redução no preço, principalmente se compra grandes quantidades dos fornecedores, economiza no custo do transporte e ainda evita atrasos nas suas entregas planejadas. Além disso, ter um estoque ainda permite melhorar o nível de produção e blinda a sua empresa contra o aumento dos preços no mercado e contra demandas incertas.

Por que fazer a gestão de compras e estoque?

Planejar com precisão o funcionamento do seu estoque traz satisfação para o empreendedor e para os seus clientes. Isso porque o estoque permite que a empresa pratique preços mais justos e com mais qualidade de produção, estimulando a saúde financeira para ambas as partes. Produzir, estocar e trocar produtos são práticas antigas, mas que jamais deixarão de ter necessidade, especialmente em tempos de alta competitividade entre empresas e de clientela cada vez mais exigente. Desde a revolução industrial, as operações de compra e venda se sofisticaram, e o estoque adquiriu novas importâncias. Tê-lo bem gerido permite que ele cumpra suas principais funções, que são:

  1. abastecer a empresa das mercadorias necessárias;
  2. neutralizar os atrasos no fornecimento de mercadorias;
  3. sazonalizar o suprimento da empresa;
  4. proteger a empresa contra incertezas na demanda e no tempo de entrega de mercadorias necessárias à produção;
  5. proporcionar economia na compra de produtos;
  6. flexibilizar o processo produtivo;
  7. melhorar os serviço prestado ao cliente e, consequentemente, o marketing da empresa.

Além disso, o controle do estoque tem com objetivo básico evitar que falte ou sobre mercadoria no armazenamento da empresa, o que resulta em prejuízo para o empreendedor. Muitas das dificuldades enfrentadas com o estoque acontecem quando há demanda por produtos, mas escassez de estoque; ou quando há estoque acumulado sem demanda dos clientes. No primeiro caso, a empresa prejudica a relação com o cliente ao não garantir a disponibilidade dos seus produtos e, no segundo caso, o dinheiro investido não se reverte em vendas, e assim não gera lucro.

Como fazer a gestão de compras e estoque?

Para fazer uma gestão eficiente de compras e estoque, é preciso se atentar a alguns itens importantes. Acompanhe-os a seguir!

Criar métodos de organização

Para começar a gerir adequadamente seu estoque, é preciso avaliar o espaço físico destinado à estocagem de produto. O ambiente onde se instalará o estoque deve ter excelentes condições de armazenamento, boa visualização dos produtos e acesso facilitado aos artigos estocados. Depois de a escolha de um local adequado, é preciso apostar em um método de organização que facilite o acesso e o controle aos produtos estocados na sua empresa. Crie um método de padronização e descrição dos itens para evitar erros de estoque e tornar mais fácil a procura por artigos específicos no abastecimento da empresa. Dividir os produtos nas prateleiras por categorias e criar códigos para cada um são formas eficientes para se manter a organização do estoque.

Fazer a verticalização do estoque

A verticalização é uma técnica de organização que pode ser muito útil para adequar o estoque da sua empresa. Ela consiste em organizar os produtos estocados nas prateleiras seguindo o modelo de leitura padrão. Mas o que isso quer dizer na prática? Pense que você está lendo um livro. Repare que o movimento habitual de leitura vai da esquerda para a direita e de cima para baixo. Esse método de leitura ocidental já é tão recorrente no nosso dia a dia que “lemos” qualquer coisa da mesma forma, incluindo os produtos guardados no estoque. Para fazer a verticalização, você deve criar um padrão: é possível verticalizar os produtos pelo tipo, pelo tamanho e até pela cor. O melhor método de organização deve ser decidido por você após experimentações, buscando sempre facilitar a procura por produtos.

Monitorar as entradas e saídas de produtos

Um erro comum dos empresários é retirar ou acrescentar produtos ao estoque e não registrar essas entradas e saídas. Quando você documenta cada entrada e saída do estoque da empresa, fica mais fácil perceber quais produtos estão faltando ou sobrando, e isso permite uma análise que pode otimizar suas futuras compras. Fazer a análise do seu estoque é importante, e esse estudo deve ser realizado com frequência semanal e fechamento mensal. Para tanto, faça um levantamento de todos os produtos estocados e compare a data de recebimento do produto com o tempo que ele está estocado. Assim, fica mais fácil perceber quais produtos entram e saem mais do seu armazenamento. Monitorar as entradas e saídas fica mais fácil quando você adota um sistema de gestão. Esses softwares substituem as tradicionais planilhas por interfaces descomplicadas, onde o usuário consegue registrar cada dado em detalhes e fazer comparações entre eles facilmente.

Planejar as compras a partir das análises de estoque

Com os dados recolhidos nas análises, é possível fazer um planejamento melhor do estoque. Através dos registros de entradas e saídas feitos nos softwares de gestão, é possível perceber quais produtos têm mais ou menos giro e quais demoram mais para ser entregues pelo fornecedor, assim facilitando o seu processo de compras. O objetivo do planejamento é garantir que o empreendedor tenha sempre a quantidade ideal de estoque disponível, de forma a tender a demanda e não deixar de cumprir seus prazos e prioridades. Nunca espere, portanto, um item acabar por completo no estoque para pedir mais ao fornecedor, afinal, você não quer que seu cliente sofra com a indisponibilidade do produto e saia insatisfeito da sua empresa. Estabeleça prazos e acrescente a eles possíveis atrasos de entrega que podem ocorrer. E o estoque da sua empresa, como anda? Agora você tem as melhores dicas de gestão de compras e estoque, para deixá-lo sempre abastecido e pronto para atender às necessidades dos seus compradores! Para ficar por dentro das nossas dicas, assine agora mesmo a nossa newsletter!  

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